5 Easy Facts About software de gestión documental Described
5 Easy Facts About software de gestión documental Described
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Restauración de Versiones Anteriores: Capacidad para restaurar versiones anteriores de un documento en caso de errores o cambios no deseados.
Reducción de costos: Cuando se realiza digitalmente, la gestión de documentos decrease el espacio fileísico requerido para el almacenamiento y disminuye los costos asociados con el mantenimiento de archivos fileísicos.
Los DMS basados en la nube son sistemas alojados en servidores remotos y accesibles a través de Online. Este tipo de DMS ofrece varias ventajas y algunas consideraciones:
Eliminación de documentos obsoletos: La gestión documental identifica y elimina documentos que ya no son útiles o relevantes. Esto ayuda a mantener la eficiencia y evitar la acumulación innecesaria.
La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato electronic. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.
Fiabilidad y seguridad de la plataforma: examinamos las medidas de seguridad implementadas y la estabilidad common del software para garantizar la protección de la información empresarial.
Uno de los principales es la flexibilidad. Un sistema debe adaptarse a las necesidades cambiantes de la organización a medida que esta crece o evoluciona, permitiendo la incorporación de nuevas tecnologías y procesos.
Escalabilidad: Los proveedores de DMS en la nube ofrecen opciones de almacenamiento y capacidad escalable, permitiendo a las organizaciones aumentar o reducir sus recursos según sus necesidades sin grandes inversiones en infraestructura.
Mejora en la colaboración: Los sistemas de gestión documental facilitan el trabajo en equipo a través de plataformas compartidas y herramientas de colaboración.
Utilizan bases de datos y sistemas de indexación para clasificar y etiquetar los documentos, facilitando su búsqueda y acceso rápido. Los sistemas GED son ampliamente utilizados en la actualidad debido a su capacidad para reducir el uso de papel, Gestión de Documentos mejorar la eficiencia operativa y garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.
Facilidad de uso y ergonomía de la interfaz: analizamos lo intuitiva y accesible que resulta la interfaz para los usuarios, así como la experiencia standard de uso.
Captura de correo electrónico: Algunos sistemas permiten indexar y almacenar correos electrónicos y sus archivos adjuntos en la carpeta del proyecto correspondiente, directamente desde la bandeja de entrada.
Management de versiones: mantiene un historial detallado de los cambios realizados en los documentos, asegurando la trazabilidad y evitando conflictos de edición.
La gestión documental es esencial para garantizar que los archivos de una empresa estén correctamente organizados y sean fileácilmente accesibles cuando se necesiten.